第三方审计被视为当今食品组织的一个重要组成部分,在满足客户或公司要求的同时,为他们提供透明度和保证。不幸的是,仅仅提到审计就足以给一些人带来压力。

相反,审计应被视为一个证明工厂控制其过程的机会。这是一个验证你所说的是真的发生了的机会,同时确保食品安全嵌入到公司文化中,确保安全的食品可以生产出来并安全地到达零售商和消费者手中。保持有效的冷链是食品安全的关键。确保有效的HACCP实施、温度控制、污染预防和良好的卫生习惯都是独立食品安全审计中评估的关键因素。

如果你从未参与过审计,指导可能会减轻一些压力。你可以通过五个初步步骤来准备。

  1. 首先,你需要建立每个人都要遵守的食品安全管理体系,包括政策、程序和工作指示。这将包括规格、食谱、培训、维护、清洁、过敏原管理、食品欺诈、食品防御和HACCP。
  2. 一旦建立了这些体系,要确保员工接受培训,让他们知道并理解自己的职责。工作人员还应能够通过记录证明产品测试和清洁效果结果等验证活动已到位。
  3. 然后,您需要通过执行内部审核来验证这些程序的成功实施。根据系统和标准的实现,将您的操作拆分为离散的活动,然后执行您自己的审计。这是一个确保所开发的系统增强和支持操作的机会,同时还可以进行改进,以确保这些系统为您的操作工作。
  4. 任何系统实施的一个关键部分是召开管理会议,以审查这些政策在现场得到了正确的执行,并且这些程序为支持操作提供了价值。这种内部审查和管理参与应该是网站日常运营的一部分。
  5. 这些步骤中的每一个都应该在审核前至少三个月全面实施,允许几个生产和清洁周期的发生。在此期间,任何弱点都应得到解决,并进行改进。

有了这些基本要素,你们的审核过程将更有效率,并可能更有效地支持你们工厂的食品安全工作。然后您就可以开始为审计本身做准备了。

整理文档

文件和记录需要证明所有的食品安全问题已经得到解决,并且你们遵守了法规和顾客的要求。这些文件应该有组织,这样你就知道它们在哪里,这样你和审核员就可以很容易地访问它们。

吸引你的团队

你的团队应该了解审核过程,因为他们可能会被审核员面谈或观察,这是他们工作的一部分。他们也可能被要求在他们的部分线上执行检查,并解释他们在做什么或为什么。这样的准备工作可以帮助员工避免压力,并了解他们在审计过程中的重要作用。你可以在食品安全审核前召开员工会议,解释审核过程以及对他们的要求。

您还应该为已宣布的审计做好准备,确保设施始终处于准备状态。这应该包括确保不仅生产车间准备好了,而且设施的外部、仓库甚至员工设施也准备好了。通常情况下,质量经理未使用的设施部分是会发生失误的地方。通过让你的团队为他们的工作空间和设施感到自豪,你会做好更好的准备。

准备文档

虽然你已经组织了你的文档,但现在的信息通常是电子保存的,所以你需要采取一些额外的步骤来确保你可以访问它们。确认连接正在工作,您知道在您的文件系统中必要的文档保存的位置,以及这些文件的名称。在审核的压力下,可能很难记住一个特定的文件,所以准备这些信息是有益的。

重要的文件,如HACCP计划、食谱、食品安全数据、规范副本、服务水平协议和与主要服务提供商的合同都应该随时可用。如果需要,可以跨部门协调访问权限。

涉及到领导

虽然质量或食品安全经理通常是审核的负责人,但他们全权负责的日子已经一去不复返了。审核员会对其他人提出的问题感兴趣,所以确保关键员工和高层管理人员都能参加,并在开幕会议上让审核员知道这一点。他们的参与将有助于展示最高管理层如何支持标准和食品安全文化的实施。

努力改进

审计结果或审计评分很容易针对个人。相反,请记住,审计是为了组织的利益,所以提出问题并让审核员参与以确保理解是关键。通过充分理解这些结果或如何对你进行评分,你将能够成功地解决任何不符合项。

去偏远的

传统上,审计是在现场进行的,包括审查文件和记录,检查设施,观察流程和工作人员执行任务。由于大流行、旅行限制和访问现场的限制,远程审计为许多人提供了解决方案。远程审计的重点是文件、记录和面谈。现场部分将集中于设施的物理检查。

在审核之前,您需要进行记录风险评估,以了解使用该方法的可行性和舒适度,包括使用信息通信技术(ICT)平台。其中一个挑战可能是冷冻机和冰柜,因为它们的绝缘和导致的信号差。通过与你的审核员合作,你可能能够找到一个解决方案,这样设施仍然可以被检查。

通过遵循本指南进行准备,然后将审核过程视为改进食品安全流程和实践的机会,您将从情况中消除压力。这也可能会对审计本身产生更积极的结果,你将拥有一个欣赏的审核员。